続きを書くつもりでしたが、ここまで書いて止まっています。機会を見て続編を書きたいと思っています。
【要点】
会議を持つとき会議の目的をはっきりさせ、目的にあった会議を持つ。
９割完成している原案を示す。
仕事のやり方３
２００１年２月１７日
６．会議の持ち方
学年会、係会を招集する立場になった。どうすればよいか。
会議の目的を明確にする。
非常にまずい会議の仕方
ＨＲでしばしばみられる会議の運営。
これこれについて意見を出してください。→何も出てこない。
みんなに決めてもらいたい。→ 何も決まらない。
何が問題か。
会議の目的がはっきりしないまま会議が始まっている。
何が問題かがはっきりしない。
みんなで決めるのが民主的だから係主任はみんなに聞くのが仕事だと思っている。
一人で出来る仕事は会議をしなくても出来る。会議をするのは他人の協力を得る必要があるからである。そのためには主任・担当者は原案を持って臨まなければならない。
原案の作り方
仕事の内容によって原案の作り方は違ってくる。
これまでにない企画をしていこうというときは問題をはっきりさせるために考えを出し合う会が必要な場合もある。情報交換の会議が必要という場合もある。
原案を係会に提案するときに、目的をはっきりさせて、目標設定を明確にし、そのための方法を提示していくことが原案の提案ということになるが、このとき注意すべきは大体９割方完成した原案を出すのがよいようである。完成度が低いと、多様な意見が出てきて、なかなかまとまらない。１０割完成した案が出ると、反対の気分の人は意見を出しにくくなり、不満がたまる。修正意見が出たときも対応するのが難しくなる。自分と関係ないところで決まった方針には人はなかなか熱心には取り組まない。
９割完成した原案があると、会議参加者にとって何をするのかが明確であり、修正意見も出しやすい。１割程度の修正意見を採り入れることによって、修正意見を言った人が意欲的になるということもある。
まとめ
会議を招集するときは目的をはっきりさせる。
９割くらい完成した原案を提案する。
１割くらい修正案や提案が出る余地を残し、前向きの提案を取り込む。
７ 学年会の初会合で役割分担を決める。
それぞれのメンバーが自分の考えをしゃべるという会も必要。
出た意見も採り入れながら、係分担の案を作る。その際
学年主任 （ ）
進路指導 （ ）（ ）
学習指導 （ ）（ ）
生活指導 （ ）（ ）
行事 （ ）（ ）
修学旅行 （ ）（ ）
厚生 （ ）（ ）
会計 （ ）（ ）
のように（ ）つきの原案を出す。係分担がこれでよいかも確認する。（ ）の数を調整して全員が何かしら学年の仕事に貢献できるようにする。
（「自分だけ多く仕事をするのはいやだ」という意見が出るようではまずい。「特定の人だけが活躍できるような形にはするのはまずい。オレにも活躍の機会を与えてほしい」という考え方が主流になることが大切）
８ 協力をしてもらうには
いくら提案してもみんなが協力してくれないのでうまく行かないと嘆く人がいる。協力的でない人がいることも確かである。しかし、いつも協力を得られない人はそれだけの理由がある場合もある。
① 支配欲をみたすために提案している場合
提案はどうでもよく、自分の作った案に人が従うことによって支配欲を満たそうという人がいる。そういう場合、案は注意深く文句のつけようがないように作られていることが多い。論理的には反論できないが従うのがいやだと感じるのである。そう言えば思い当たることがあるという人が多いであろう。
仕事は自分の支配欲を満たすために存在しているのではない。「支配欲を満たす」というのはよくない趣味であるが、どうしてもその趣味がやめられない人は勤務時間以外に、仕事以外のところで満たすようにするべきであろう。
② 提案どおりやっても効果が期待できないとき
これでは協力は得られない。
③ みんなの意見を反映していない場合
④ 目的目標がはっきりしない場合
⑤ 不可能な目標を掲げている場合
協力が得られないのは、提案に問題がある場合が多い。
